Information inför nästa säsong

Information om seriespelet

Anmäl nya lag eller avanmäl befintligt lag senast 28 maj till SvBF. All information beträffande Nationella Serien skickades ut den 15 april i separat epost. Ni hittar även informationen på hemsidan under Seriespelet och Nationella Serien.

Vad som gäller för distriktsserierna - kontakta ert distriktsförbund.

Handlingar till kansliet (Licenser, samarbetsavtal, serieanmälan mm.)

Vi vill påminna om att alla föreningar i BITS kan ansöka för licens (nya och återinträden)
Läs mer här! För att det ska fungera, så måste man aktivera integrering via Idrott Online Läs mer här!

Vi vill förtydliga att man kan skicka in alla former av handlingar till kansliet via epost. Det går både att scanna och fota, det viktiga är att man kontrollerar att informationen är tydlig innan man skickar in det till oss. Skickas alltid till

Spelaravtal

Möjlighet för att skriva samarbetsavtal mellan två föreningar avseende:

1. Ömsesidigt samarbetsavtal mellan två föreningar

2. Individuella spelaravtal med annan förening

Från 1/7-2018 har förändring gjorts avseende individuella spelaravtal för damer, så att man endast får representera en förening per omgång.

Avtalen gäller bara för en säsong i taget. Alla som haft avtal för säsongen 2017-2018 måste därför skicka in ett nytt avtal för säsongen 2018-2019. Avtalet kan tecknas i perioden 1/7 – 30/11 varje säsong. Avtalen finns att hämta på hemsidan under Föreningsinfo – blanketter/material.

Övergång, avregistrering samt återinträde

Nya licenser – går att ansöka för via inloggning i BITS. Dessa medlemmar kommer även då att registreras i Idrott Online. Det ni måste göra är att godkänna att vi gör detta för er. Ni hittar manualer för detta här

Övergång
Övergång inför nästa säsong görs på blanketten "Registreringsanmälan" till SvBF och skall vara kansliet tillhanda senast den 21 maj,underskriven av båda föreningarna och spelaren. Övergången träder i kraft den 1 juli.

Övergång under pågående säsong kan göras i perioden 15 september – 30 november. Övergångar ska vara kansliet tillhanda senast vardag innan kl. 11.00 för att spelaren ska vara spelklar till kommande dag (en serieomgångs karens borttagen till säsongen 2018-19)

Avregistrering
Spelare kan avregistreras i perioden 1 juli - 30 september.

Föreningen ska själva avregistrera de spelare som inte längre önskar att ha licens. Detta görs i BITS. Ni använder samma inloggning som till matchfakta, denna funktion kommer att vara tillgänglig från den 1/7.

•  För spelare som inte bestämt sig för hur de ska göra så kan föreningen vänta med avregistrering fram till 30 september. För att kunna avregistrera förutsätts att dessa spelare inte spelat tävlingar/serier efter 1/7. 

Återinträde
Spelare som senast den 30 september avregistrerats, men under samma spelår på nytt önskar registrering (licens) kan utan restriktioner registreras under förutsättning att inte ”spärrning” skett (se Blå Boken - § K 5 punkt 1).

Administration av avgifter inför nästa säsong
Föreningarna kommer att faktureras vid två tillfällen:

•  licensavgiften för respektive år baseras på antalet licensierade föreningen har per den 30/4
  
  
• SDF tillämpar samma princip för licens- och föreningsavgifter avseende underlag för de totala licensavgifterna för den kommande säsongen  

Så går det till:
Senast den 20/5:

• Föreningens licensavgift = antal medlemmar med aktiv licens under säsongen 2017-2018, samt de som gjort övergång under perioden 15/9 - 31/3.     

Senast den 20/8:

• Övergångsavgifter för spelare som gjort övergång inför ny säsong        Föreningsavgift
  Anmälningsavgift för serien
  Ev. andra avgifter beslutade på årsmöte

Vissa avgifter omfattar en del till SvBF och en del till SDF. SDF har möjlighet att välja om de själva vill fakturera sin del, men flertalet kommer att låta oss (SvBF) fakturera allt. Om SDF valt att fakturera sina avgifter själv så får föreningen ytterligare faktura(or) från sitt SDF.

Föreningens kontaktuppgifter/styrelse/medlemmar

Via IdrottOnline uppdaterar ni alla era medlemsuppgifter digitalt och då uppdateras all information automatiskt på alla nivåer i IdrottOnline (Förening – SDF – SvBF – RF). Viktigt att ni registrerar alla era medlemmar i IdrottOnline, oavsett om de har licens eller ej.

Efter föreningens årsmöte uppdaterar ni även ordförande, kassör och sekreterare samt föreningens kontaktuppgifter.

• Medlemsregistret är underlag för RF:s bidrag till sporten bowling. Ju mer korrekta och fullständiga uppgifter desto mer möjligheter för vår verksamhet.
  
  
• Styrelsen är de som är juridiskt ansvariga för föreningen så det är viktigt att uppgifterna stämmer med verkligheten.
  
  
• När vi gör utskick, alltid via mail, så gör vi det till de kontaktuppgifter som föreningen har registrerat i IdrottOnline. Så missa ingen information genom att ha aktuella uppgifter. Det uppskattas även av de som tidigare varit kontakt i föreningen.
• Aktivera integrering i Idrott Online, så att ni kan använda ansök om licens i BITS, och då också få över medlemmen automatiskt i Idrott Online.

Har ni inte aktiverat er IdrottOnline sida så kontakta RF via Aktivera IdrottOnline eller kontakta oss på .

Kvalitetskontroller

Under säsongen meddelade RF att de skulle utföra kvalitetskontroller på föreningar, vilket också gjorts på bowlingföreningar. Då det vid kontrollerna visade sig att vi har föreningar som inte uppfyller RF:s och våra krav för att vara en godkänd förening, så kommer vi under kommande säsong också utföra kvalitetskontroller för att säkerställa att våra föreningar uppfyller kraven som ställs på en idrottsförening. Har ni frågor omkring detta så kontakta Lena Sulkanen på kansliet

GDPR

Från den 25 maj 2018 gäller EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR). Det innebär ett stärkt skydd   för enskilda personliga integritet och ställer hårdare krav på hur personuppgifter får behandlas.

RF har samtliga material och fakta om hur vi hanterar personuppgifter inom idrottsrörelsen.
På www.rf.se/Personuppgifter finns material som enkelt beskriver vad GDPR innebär för föreningen.

Idrott Online:

Här har RF gjort förändringar som gör att GDPR efterlevs. Det ni som förening behöver göra är att kartlägga hur ni hanterar era personuppgifter (både digitalt och på papper).

Ha en dokumentation för era rutiner omkring hantering av personuppgifter.
Läs mer: https://www.rf.se/Personuppgifter/utbildningstodochmallar/

BITS

SvBF säkerställer att hanteringen av personuppgifter i BITS efterlevs enligt GDPR.

När ni ansöker om licens i BITS framöver, så ska ni säkerställa att ni har ett aktivt godkännande av spelaren, förslagsvis ett spelaravtal eller annan form för godkännande.

Övergångar skickas in som vanligt på en registreringsanmälan och vi säkerställer att personuppgifterna inte finns tillgängliga för obehöriga.

Hemsida

Ni måste säkerställa att det finns en laglig grund och ett aktiv godkännande för hantering av ex. bilder på hemsida, sociala medier mm.

Detta kan regleras i spelaravtal genom att göra ett tillägg. Har man inte spelaravtal så rekommenderar vi att ha ett skriftligt godkännande från alla medlemmar inför ny säsong.

Har ni en extern leverantör av er hemsida, så måste ni säkerställa att GDPR efterlevs.

GDPR är en ny lagstiftning och Datainspektionen ska godkänna Riksidrottsförbundets förslag till Uppförandekod för idrotten efter den 25 maj, så kommer det med största säkerhet att komma ändringar. Vi kommer att löpande hålla er uppdaterade omkring eventuella förändringar som påverkar er hantering.

Har ni frågor så kontakta kansliet på